Die sieben Arten von Verschwendung, die im Büro, in der Verwaltung und in der Administration auftreten | Lean Office Training, Administration & Praxis Schulung für optimale Verwaltungsprozesse

Mit unserer Lean Office Training & Praxis Schulung erhalten Sie umfassendes Wissen rund um optimierte Verwaltungsprozesse. Sie lernen, wie Sie diese Prozesse effektiv umsetzen und anwenden können.

Darüber hinaus erfahren Sie, welche Methoden es gibt, um die Verwaltung noch weiter zu optimieren. Diese Schulung ist ideal für alle, die in einem Büro, in der Verwaltung oder in der Administration tätig sind.

Es gibt sieben Arten von Verschwendung, die im Büro, in der Verwaltung und in der Administration auftreten können. Wir bieten Ihnen die Lean Office- und Lean Administration-Grundlagen, Methoden und Umsetzungspraxis an, damit Sie diese Verschwendung bekämpfen und effizienter arbeiten können.

Diese sieben Arten von Verschwendung sind: Überproduktion, Lagerhaltung, Bewegungen, Warten, Fehler, Überarbeit und Talent. Wenn Sie sich mit diesen sieben Arten von Verschwendung auseinandersetzen und lernen, wie Sie sie effektiv bekämpfen können, wird sich dies positiv auf Ihre Arbeit und Ihre Effizienz auswirken.

Im Geschäftsleben geht es oft darum, Zeit und Ressourcen zu sparen. Dies gilt insbesondere für Büros und Verwaltungen, in denen Effizienz und Produktivität oberste Priorität haben. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen die sieben Verschwendungsarten im Büro identifizieren und beseitigen.

Wir bieten eine effektive Lösung für dieses Problem: Lean Office & Lean Administration.

Diese Methode identifiziert und beseitigt die sieben Verschwendungsarten im Büro und sorgt so für mehr Zeit und Ressourcen für die wesentlichen Aufgaben.

Die Methode basiert auf dem Konzept der "7 Verschwendungsarten", die im Büro häufig auftreten. Diese sind:

1. Verschwendung von Zeit
2. Verschwendung von Ressourcen
3. Verschwendung von Bewegung
4. Verschwendung von Information
5. Verschwendung von Wissen
6. Verschwendung von Talent
7. Verschwendung von Energie

Mit unserer Methode können Sie diese Verschwendungsarten erkennen und beseitigen. So sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Lean Management: Lean Office - die 7 Verschwendungsarten

Lean Management im Büro? Ja. Lean Office. Oder „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen.“
Lean Management ist bekannt aus der Produktion, aber schon längst wird Lean Management in jeder Branche und Prozessen eingesetzt.

 

Wird im Unternehmen Lean eingesetzt, so denkt man sofort an die Produktion, aber nicht an die Administration. Aber warum soll man nicht in jedem Bereich Lean implementieren.

Schaut man in die Büros, so findet sich auch dort die Verschwendung. Zu volle Schreibtische, keine einheitliche Ablage, zu volle E-Mail Postfächer oder der Desktop des PCs oder Laptop quellen über vor Ordnern.
Um eine höhere Effizienz und Effektivität zu erzielen, gilt es also auch die Verschwendungen im Büro zu eliminieren.

5S ist hierbei ein guter Anfang.

Welche 7 oder 9 Verschwendungsarten gibt es im Büro?

1. Verschwendung: Transport

In der Produktion werden durch Lean Management die eigentlichen Produktionsstätten mit Lean so umgestellt, dass die Wege kürzer werden, die notwendigen Bauteile in greifbarer Nähe und ergonomisch erreichbar sind.
Im Büro können sie z.B. Drucker, Kopierer oder Scanner näher an die Mitarbeiter setzen.
Oder das Controlling neben den Einkauf und Vertrieb setzen, da diese häufig miteinander kommunizieren müssen.
So verkürzen auch den Weg einer notwendigen Information.
Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) kann ebenfalls helfen die Wege z.B. von einer Bestellung zu verkürzen.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Wege zu Abteilungen oder Druckerräumen verkürzen

2. Verschwendung: Lagerbestände

Lagerbestände im Büro? Nein, die Materialen brauche ich doch, werden sie sagen. Brauchen sie wirklich diese ganzen Kugelschreiber? Sie schreiben doch alles digital.
Und die ganzen Aktenordner, deren Inhalt längst digitalisiert worden ist? Warum bewahren Sie diese über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf?
Alle diese Lagerbestände, auch auf dem PC, sind Verschwendung.
Das gilt im übrigen auch für zu wenig Material.

Lösungsansätze:

✔ Implementierung von 5S (Sortieren, Säubern, Systematisieren, Standardisieren und Selbstdisziplin)
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System) zur Digitalisierung und der einheitlichen Ablage
✔ Nicht benötigte Bestände aussortieren

3. Verschwendung: Bewegung

Dass Abteilungen sinnigerweise nebeneinander liegen sollten, haben wir bereits bei „Transport“ besprochen. Dadurch reduziert sich bereits der Transport und lange Wege von Informationen.
Arbeitsmaterial das nicht in erreichbarer Nähe ist und das extra gesucht werden muss, lange Wege erfordert, ist Verschwendung. Dazu zählt auch ein unaufgeräumter oder unordentlicher Schreibtisch und PC.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist sehr hilfreich dabei unnötige Bewegungen zu vermeiden.
Reisetätigkeiten sind nichtwertschöpfende Tätigkeiten, sie kosten Ressourcen und binden Mitarbeiter, die dann für diese Zeit nicht verfügbar sind. Der Mitarbeiter muss nicht zwangsläufig zum Kunden fahren, sondern könnte die Präsentation vielleicht sogar digital abbilden.

Lösungsansätze:

✔ Ergonomische Arbeitsplätze
✔ Software für Videokonferenzen oder IP Telefonie, wie Skype oder WebEx
✔ Einheitliche Office Software

4. Verschwendung: Wartezeiten

Wartezeit ist eine leicht zu identifiziere Verschwendung. Suchen nach Dateien, nach Ordnern oder Formularen. Warten auf die Bereitstellung von Dokumenten oder Freigaben. Selbst die Kaffeemaschine die lange braucht um den Kaffee brühen, verursacht Wartezeiten. Diese Verzögerungen in einem nicht koordinierten Workflow sorgen für Engpässe, die wiederum Ressourcen und Mitarbeiter binden.
Durch standardisierte Prozesse, Arbeitsorganisation und Digitalisierung schaffen Sie einen Workflow, der die Wartezeiten verringern wird.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Standardisierte Prozesse

5. Verschwendung: Überproduktion

Wenn das E-Mail voll von Mails ist, in dem der Empfänger als CC (Carbon Copie) steht, dann wird von Überinformation (=Überproduktion) gesprochen.
Auch wenn für die Kundenanfrage ein überdetalliertes Angebot erstellt, oder die Einladung für die Betriebsfeier per Mail versendet wird, als Flyer verteilt wird und sich an jedem schwarzen Brett wiederfindet, ist das Verschwendung von gezielten Informationen.
Informationen, sei es intern oder für den Kunden ist ein wertvolles Gut und mit diesem sollte man nicht inflationär umgehen.
Gezielte und vor allem die richtige Information an die richtigen Empfänger ist Lean Thinking.

Lösungsansätze

✔ Informationsfluss effizient gestalten
✔ Digitale Lösungen zur zentralen Verteilung

6. Verschwendung: Arbeitsabläufe

Arbeiten bei Ihnen im Unternehmen alle nach den gleichen Abläufen und Prozessen? Nicht klar definierte Arbeitsabläufe stören den Workflow und sorgen für weitere Verschwendung.
Werden Arbeitsabläufe und Prozesse, sowie die Zuständigkeiten, klar definiert, werden überflüssige oder redundante Arbeitsschritte ausgeschlossen und die Effizienz gesteigert.
IT Lösungen, wie z.B. Office Software unterstützen den Workflow.

Lösungsansätze:

✔ IT Unterstützung
✔ Klar definierte Prozesse
✔Zuständigkeiten bestimmen

7. Verschwendung: Fehler und Korrekturkosten

Fehler kosten Geld. Das ist jedem bekannt, aber auch das Menschen Fehler machen.
Warum ist ein Fehler dann Verschwendung? Nun, in erster Linie ist es eine Verschwendung, wenn man aus einem Fehler nichts gelernt hat und dieser Fehler und vielleicht sogar Folgefehler, wieder geschieht, dann ist dies Verschwendung.
So ist es ein Fehler, wenn ein gut qualifizierter Mitarbeiter Tätigkeiten ausführt, die nicht seinen Fähigkeiten entspricht.
Mussten Sie etwas nacharbeiten oder Sie haben doppelte Arbeit geleistet, weil die notwendige Information fehlte, oder weil diese fehlerhaft war? Hier hilft ein einheitliches Office System, das zentrale Information verteilt.

Lösungsansätze:

✔ Office Software
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Interne Kommunikation

Auch im Lean Office sind 2 weitere Verschwendungsarten hinzugekommen, Mitarbeiterpotenzial und Ergonomie am Arbeitsplatz.
Verschwendung: Potential der Mitarbeiter und Ergonomie sind die erweiterten Verschwendungsarten die nun hinzugefügt worden sind.
Ungenutzes Potential und Talente oder diese falsch eingesetzt führen zu Verlusten in der Wertschöpfungskette.
Ebenso unergonomische Arbeitsplätze führen zu Verschwendung, da überlastete oder übermüdetet Mitarbeiter die Krankheitsquote erhöhen können.

FAZIT

Die 7 oder 9 Verschwendungsarten sind nicht unabhänig und auch nicht einzeln zu elimieren. Diese zu kennen, hilft diese zu erkennen und sie dementsprechend zu behandeln.

Alle Themen bieten wir Ihnen gerne als Inhouse Training an. Sprechen Sie uns gerne an!

Wir sollten reden...

… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wiederfinden. Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können.

Meist lässt sich durch ein Gespräch ganz einfach klären, wo Bedarf besteht und wo genau wir helfen können.